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個人情報保護要綱
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◆個人情報の取り扱いについて

  • 国公共済会では、個人情報の保護について、理事会で確認された「個人情報保護要綱」に基づいて、加入者のみなさんからお預かりした個人情報について、適正な管理と保護に努めていきます。
  • 国公共済会がお預かりしている個人情報については、国公共済会の事業以外に使用することはありません。
  • 国公共済会がお預かりしている個人情報の開示、訂正、利用停止等の申し出は、下記にお願いします。
◇日本国家公務員労働組合連合会共済会
〒105-0003 東京都港区西新橋1-17-14 西新橋エクセルアネックス 4F
TEL (03)3580−2881
FAX (03)3580−2885

◆個人情報保護要綱

第1章 総則

(目的)
第1条 この要綱は、日本国家公務員労働組合連合会共済会(以下「共済会」という)における個人情報の取り扱いについて定める。
(適用範囲)
第2条 この要綱は、共済会の役職員に適用される。
(定義)
第3条 この要綱で使用する用語は以下のとおりとする。
(1)個人情報
生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる指名、生年月日その他の記述または個人別に付された番号、記号その他の符号、画像もしくは音声により当該個人を識別できるもの(当該情報のみでは識別できないが、他の情報と容易に照合することができ、それにより当該個人を識別できるものを含む)をいう。
(2)個人情報データーベース
個人情報を含む情報の集合物であって、特定の個人情報について電子計算機を用いて検索できるように体系的に構成したもの及び一定の規則にしたがって整理することにより特定の個人情報を容易に検索できるように体系的に構成した情報の集積物であって、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するものを含む。
(3)個人データ
個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
(4)保有個人データ
当共済会が開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止をおこなうことのできる権限を有する個人データをいう。
(5)本人
個人情報によって識別される特定の個人をいう。
(6)個人情報取扱責任者
当共済会の理事会で指名された者であって、個人情報の取り扱いについて決定する責任と権限を有する者とする。

第2章 管理体制

(個人情報取扱責任者の責務)
第4条 個人情報取扱責任者は、個人情報の保護のための以下の業務を遂行する。
(1)個人情報保護のための要素を体系化して、文書化しなければならない。
(2)個人情報保護の実施状況を点検するとともに、事故発生時の対応手順を定めなければならない。
(職員の責務)
第5条 職員はこの要綱を遵守するとともに、事故及び要綱違反を見つけた場合には、速やかに個人情報保護取扱責任者へ報告しなければならない。

第3章 個人情報の取得等

(利用目的)
第6条 共済会が取得する個人情報の利用目的は、共済事業の健全な運営に資することに特定する。
(利用目的の制限)
第7条 共済会は、利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱わないものとする。やむを得ず利用目的外の取り扱いを行うときは、原則として本人の同意を得るものとする。

第4章 データの管理等

(安全管理措置)
第8条 共済会は、その取扱う個人データの漏えい、滅失又はき損の防止その他の個人データの安全管理のため、下記の事項について必要かつ適切な措置を講じるものとする。
(1)入退室管理に関する事項
(2)アクセス(ウイルス防止を含む)に関する事項
(3)データ管理(バックアップ、保管、廃棄等)に関する事項
(4)委託処理に関する事項
(職員の監督)
第9条 共済会は、職員が個人データを取り扱うにあたって、当該個人データの安全管理が図られるよう適切な監督をおこなうこととする。そのため、この要綱を職員に周知することとし、その規定どおり個人データが取り扱われているかどうかを個人情報取扱責任者は定期的に確認することとする。
 また、当共済会は、年1回、職員にたいして個人情報に関する教育を実施することとする。個人情報保護取扱責任者は、教育実施記録を管理し、保管しなければならない。
(委託先の監督)
第10条 共済会は、個人データの全部または一部を委託する場合は、個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対して必要かつ適切な監督をおこなうこととする。
2 当共済会が個人データの全部または一部を委託する業者を選定するさいの選定基準は次のとおりとする。
@ 委託業者の経営状況、設備の状況、処理・開発能力及び技術水準
A 委託しようとする業務領域の実績
B 委託業者の安全対策に関する規定整備状況および実施状況
3 委託先の評価を前項の基準に基づき定期的におこなうこととし、その評価にあたっては、次の事項を含める
@ 外部認証の取得状況
A 未取得の場合は、個人情報に向けた会社の動き、取り組み
B 個人情報保護研修の実施状況
4 個人情報の保護に関する事項を契約書に明記し、個人情報保護に関する事項として以下の事項を記載する
@ 機密保持に関する事項
A 委託業務の執行場所に関する情報
B データの取扱に関する事項
C データの返却および消去に関する事項
D 共済会の承認なくして再委託の禁止に関する事項
E 監査への協力に関する事項
F 損害賠償に関する事項
(単位共済会への周知等)
第11条 共済会は、個人情報を単位共済会が取得し、又は利用する際、この要綱に準じた取り扱いがなされるよう、単位共済会にこの要綱の周知に努める。
(第三者提供)
第12条 共済会は、個人データを第三者に提供するときは、法令に基づく場合を除き、本人の同意を得ることとする。

第5章 保有個人データの公表、開示、変更、利用停止、消去等について

(保有個人データに関する事項の公表等)
第13条 共済会は、次の各号にかかげる事項について、定期発行物、機関紙掲載、ホームページ等の適切な継続性のある方法で本人の知りえる状態におかなければならない。
@ 共済会の名称
A すべての保有個人データの利用目的
B 保有個人データの開示、訂正等、利用停止等の手続
C 共済会がおこなう保有個人データの取扱に関する苦情の申し出先
(開示)
第14条 保有個人データに関し、本人から自己の情報について開示を求められたときは、遅滞なくこれに応じなければならない。ただし、次に該当する場合を除く。
@ 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利権益を害するおそれがある場合
A 共済会業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
B 他の法令に違反することとなる場合
(訂正・利用停止等)
第15条 保有個人データに関し、本人から自己の情報に関して、訂正、追加、または削除、利用停止、消去を求められたときは、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づいてこれに応じなければならない。
2  前項の規定に基づき訂正、追加、削除、利用停止、消去を決定したとき、またはその措置をとらなかったときは、遅滞なく、理由を付してその旨を本人に通知しなければならない。

第6章 苦情処理

(苦情処理)
第16条 共済会は、個人情報の取り扱いに関する苦情を適切かつ迅速に処理するとともに、苦情全般の管理に努めなければならない。
2  共済会は、前項の目的を達成するため、第14条第1 項の規定により苦情の申出先を公表するほか、苦情処理手順を策定するなど必要な事務局内体制を整備するものとする。

第7章 附則

(要綱の改廃)
第17条 この要綱の改廃は、理事会の承認を受けるものとする。
(附則)
第18条 この要綱は、2005年4月1日から施行する。

◆年金共済の個人情報に関するお知らせ

【利用目的】
本会は、年金共済制度(拠出型企業年金保険)の運営において取得する個人情報(被保険者の氏名、性別、生年月日、住所、口座情報等)を当制度の事務手続き、各種サービス案内・提供のために利用します。
【第三者提供】
本会は、取得した個人情報を、当該制度の運営にあたり本会との保険契約により掛金の管理と運営を委託している委託生命保険会社(大同生命保険株式会社、太陽生命保険株式会社、住友生命保険相互会社、日本生命保険相互会社)と、掛金の集金等を委託している業務委託会社(日本システム収納株式会社)へ提供します。


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